Luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang: Hướng dẫn về UETA và ESIGN

Hiểu rõ luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang là điều cần thiết đối với các nhà điều hành thương mại quản lý giấy miễn trừ kỹ thuật số, thỏa thuận khách hàng và văn bản miễn trừ trách nhiệm pháp lý trên nhiều khu vực tài phán. Các cơ sở kinh doanh chuyển đổi từ bảng kẹp giấy sang ki-ốt kỹ thuật số thường băn khoăn liệu một thỏa thuận được ghi nhận điện tử có mang lại sự công nhận theo luật định hay không nếu bị tranh chấp tại tòa án.

Luật liên bang thiết lập một tiêu chuẩn cơ sở trên toàn quốc, trong khi các đạo luật của tiểu bang điều chỉnh thương mại địa phương và các yêu cầu về chứng cứ. Việc vận hành một doanh nghiệp dịch vụ hoạt động, phòng tập gym hoặc cơ sở cho thuê đòi hỏi phải biết cách các tầng luật định này tương tác với nhau.

Tiêu chuẩn cơ sở của liên bang: Đạo luật ESIGN

Quốc hội đã ban hành Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN) vào năm 2000 nhằm loại bỏ các rào cản luật định đối với thương mại điện tử. Được pháp điển hóa tại Đạo luật ESIGN, 15 U.S.C. § 7001, đạo luật liên bang này thiết lập một nguyên tắc rõ ràng: các hợp đồng và hồ sơ không thể bị từ chối giá trị pháp lý chỉ vì chúng tồn tại dưới dạng điện tử.

ESIGN áp dụng cho bất kỳ giao dịch nào trong hoặc có ảnh hưởng đến thương mại giữa các tiểu bang. Do các cơ sở dịch vụ hoạt động phục vụ người tiêu dùng thường xuyên xử lý thanh toán qua mạng lưới thẻ quốc gia hoặc phục vụ du khách ngoại bang, quyền tài phán của liên bang được áp dụng một cách rộng rãi.

Đạo luật bao gồm một điều khoản ưu tiên đảo ngược theo 15 U.S.C. § 7002. Nếu một tiểu bang riêng lẻ ban hành phiên bản thống nhất chính thức của Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất, luật tiểu bang sẽ điều chỉnh thay cho các quy tắc tố tụng liên bang. Nếu một tiểu bang sửa đổi UETA theo cách không nhất quán với các tiêu chuẩn liên bang, ESIGN sẽ phủ quyết sửa đổi của tiểu bang đó.

Khung luật định cấp tiểu bang: UETA và ESRA

Mặc dù Đạo luật ESIGN của liên bang cung cấp một tiêu chuẩn cơ sở trên toàn quốc, luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang sẽ quyết định cách các tòa án địa phương diễn giải các hồ sơ điện tử và các trường hợp loại trừ theo luật định cụ thể. Bốn mươi chín tiểu bang, Đặc khu Columbia, Puerto Rico và Quần đảo Virgin thuộc Hoa Kỳ đã thông qua Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất.

Ủy ban Luật Thống nhất đã soạn thảo UETA vào năm 1999 để cung cấp các quy tắc tố tụng thống nhất cho các giao dịch thương mại. Theo Mục 7 của UETA, một hồ sơ hoặc chữ ký không thể bị từ chối hiệu lực pháp lý chỉ vì nó được tạo, khởi tạo, gửi, truyền đạt, nhận hoặc lưu trữ bằng các phương tiện điện tử.

New York là khu vực tài phán duy nhất không thông qua UETA. Thay vào đó, New York đã ban hành Đạo luật về Chữ ký và Hồ sơ Điện tử New York, Luật Công nghệ Tiểu bang NY § 304 (ESRA). ESRA quy định rằng chữ ký điện tử có thể được sử dụng thay cho chữ ký tay và có giá trị pháp lý tương đương trong các thủ tục tố tụng của tiểu bang. Vì ESRA ra đời trước ESIGN, phân tích quyền ưu tiên của liên bang xác nhận rằng ESRA giữ quyền chi phối trong New York miễn là các điều khoản của nó không mâu thuẫn với các biện pháp bảo vệ người tiêu dùng của liên bang.

Hai khu vực tài phán đáng chú ý trước đây từng duy trì các đạo luật không đồng nhất trước khi hiện đại hóa các bộ luật của họ. Illinois đã ban hành UETA theo Illinois UETA, 815 ILCS 333/, bãi bỏ Đạo luật An ninh Thương mại Điện tử trước đó. Tiểu bang Washington đã bãi bỏ Đạo luật Xác thực Điện tử và chính thức ban hành UETA theo RCW 64.60 vào năm 2020.

Toàn cảnh pháp lý theo từng tiểu bang

Việc rà soát luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang cho thấy sự đồng nhất rộng rãi về mặt luật định cùng với những khác biệt riêng biệt về thủ tục tố tụng. Bảng dưới đây phác thảo cách các khu vực tài phán thương mại trọng điểm triển khai các quy tắc chữ ký điện tử và nơi áp dụng các cân nhắc luật định của địa phương.

Các trường hợp ngoại lệ theo luật định: Tài liệu bị loại trừ khỏi việc ký kỹ thuật số

Khi kiểm tra luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang, các nhà điều hành phải phân biệt giữa các hợp đồng thương mại thông thường và các tài liệu được miễn trừ theo luật định. Cả ESIGN và UETA đều không cung cấp sự cho phép vô hạn đối với mọi văn kiện pháp lý. Các danh mục tài liệu cụ thể bị loại trừ khỏi việc thực thi điện tử theo luật định.

Các trường hợp loại trừ theo luật định phổ biến theo luật liên bang và tiểu bang bao gồm:

1. Di chúc, phụ lục di chúc và quỹ tín thác di chúc theo 15 U.S.C. § 7003(a)(1) và UETA Mục 3(b)(1).
2. Các vấn đề luật gia đình, bao gồm thỏa thuận ly hôn, nhận con nuôi và quyền nuôi con.
3. Các thông báo chính thức của tòa án, văn bản tố tụng và lệnh của tòa án theo yêu cầu của các quy tắc tư pháp.
4. Thông báo hủy bỏ các dịch vụ tiện ích, bảo hiểm y tế hoặc bảo hiểm nhân thọ.
5. Thông báo thu hồi sản phẩm và các thông báo trọng yếu liên quan đến hàng hóa nguy hiểm.
6. Thông báo vỡ nợ, trục xuất, thu hồi tài sản hoặc tịch thu nhà đối với nơi cư trú chính của người tiêu dùng.

Các hợp đồng thương mại, thỏa thuận khách hàng và mẫu giấy miễn trừ trách nhiệm không nằm trong các trường hợp loại trừ này. Chúng vẫn là những đối tượng hợp lệ để ký kết điện tử theo cả đạo luật liên bang và tiểu bang.

Bốn yêu cầu kỹ thuật đối với tính hợp lệ pháp lý

Trên toàn bộ luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang, bốn yêu cầu nền tảng quyết định liệu một chữ ký kỹ thuật số có đứng vững trước sự thách thức về mặt chứng cứ hay không. Việc đáp ứng bốn trụ cột theo luật định này đảm bảo rằng một tài liệu điện tử vượt qua được sự xem xét kỹ lưỡng của tư pháp.

1. Ý định ký kết có thể chứng minh được

Quy trình ký phải chứng minh được rằng người tham gia có ý định ký vào thỏa thuận. Nhấp vào một nút được gắn nhãn rõ ràng, vẽ chữ ký trên màn hình cảm ứng hoặc nhập tên hợp pháp vào một trường ký kết rõ ràng đều đáp ứng điều kiện này. Các cơ chế thụ động, chẳng hạn như các ô đánh dấu sẵn hoặc việc chôn vùi các điều khoản thỏa thuận bên trong cookie trang web nói chung, đều không đạt yêu cầu về ý định khi xảy ra kiện tụng.

2. Sự đồng ý khẳng định đối với hồ sơ điện tử

Theo Mục 101(c) của ESIGN và các điều khoản tương đương của tiểu bang, người tiêu dùng phải đồng ý thực hiện giao dịch kinh doanh bằng phương thức điện tử. Đối với giấy miễn trừ kỹ thuật số, các nhà điều hành phải cung cấp một tuyên bố rõ ràng thông báo cho người ký rằng họ đang tham gia vào một thỏa thuận điện tử. Yêu cầu người ký xác nhận thông báo này trước khi xem hợp đồng sẽ thiết lập sự đồng ý có thể chứng minh được.

3. Liên kết hợp lý và niêm phong chống giả mạo

Chữ ký được thu thập phải được liên kết một cách hợp lý với văn bản cụ thể mà khách hàng đã đọc. Một hình ảnh chữ ký tách rời được lưu trữ trong một thư mục cơ sở dữ liệu riêng biệt hầu như không mang lại giá trị chứng cứ. Phần mềm phải liên kết chữ ký với một bản chụp tĩnh của văn bản miễn trừ. Việc tạo một mã băm mật mã SHA-256 của tài liệu kết xuất sẽ xác nhận rằng văn bản thỏa thuận vẫn không bị thay đổi sau khi thực thi.

4. Khả năng lưu trữ và tái tạo

Cả ESIGN và UETA đều yêu cầu các hồ sơ điện tử phải duy trì khả năng truy cập và tái tạo một cách chính xác. Các cơ sở phải lưu giữ các thỏa thuận đã ký trong suốt thời hạn áp dụng thời hiệu khởi kiện của tiểu bang. Việc lưu trữ tài liệu ở các định dạng PDF tiêu chuẩn cùng với nhật ký kiểm toán đảm bảo rằng hồ sơ có thể được đưa ra trong quá trình lấy lời khai, cung cấp chứng cứ hoặc xét xử.

Tính hợp lệ về định dạng so với khả năng thực thi thực chất

Một điểm nhầm lẫn thường gặp theo luật chữ ký điện tử theo từng tiểu bang là ranh giới giữa tính hợp lệ của chữ ký và khả năng thực thi của hợp đồng. Các đạo luật về chữ ký điện tử xác lập rằng một hợp đồng không thể bị vô hiệu chỉ vì nó ở dạng kỹ thuật số. Những đạo luật này không đánh giá liệu các điều khoản cơ bản của hợp đồng có tuân thủ các nguyên tắc trách nhiệm pháp lý của tiểu bang hay không.

Khi một người tham gia khiếu nại một giấy miễn trừ sau một chấn thương, các tòa án tiến hành một cuộc điều tra theo hai bước:

Thứ nhất, tòa án đánh giá xem việc thực thi kỹ thuật số có đáp ứng các quy tắc tố tụng về chữ ký theo UETA hoặc ESIGN hay không. Nếu cơ sở duy trì một biên bản kiểm toán có dấu thời gian, địa chỉ IP và mã băm tài liệu, việc thực thi theo thủ tục tố tụng hiếm khi bị bác bỏ.

Thứ hai, tòa án đánh giá xem các điều khoản miễn trừ có vi phạm chính sách công hoặc luật bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng của tiểu bang hay không. Ví dụ, giấy miễn trừ trách nhiệm có giá trị tại tòa án không khám phá cách các tòa án xử lý trường hợp bất cẩn nghiêm trọng. California vô hiệu hóa các điều khoản hợp đồng miễn trừ trách nhiệm đối với hành vi sai trái cố ý theo Cal. Civ. Code § 1668. New York vô hiệu hóa các thỏa thuận miễn trừ trách nhiệm pháp lý đối với các cơ sở giải trí có thu phí vào cửa theo N.Y. Gen. Oblig. Law § 5-326. Một thỏa thuận được ký điện tử vi phạm các chính sách công này sẽ vô hiệu dựa trên các điều khoản thực chất của nó, chứ không phải dựa trên định dạng điện tử của nó.

Để đảm bảo ngôn từ trong giấy miễn trừ của bạn phù hợp với các tiêu chuẩn hợp đồng của tiểu bang, hãy xem hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về cách viết giấy miễn trừ trách nhiệm.

Danh sách kiểm tra tuân thủ đa tiểu bang

Các nhà điều hành thương mại phục vụ khách hàng qua ranh giới các tiểu bang nên triển khai các tiêu chuẩn ký kết nhất quán. Hãy sử dụng danh sách kiểm tra này để xác minh rằng quy trình thu thập kỹ thuật số của bạn đáp ứng các yêu cầu luật định trên khắp các khu vực tài phán:

Các cơ sở chuyên biệt như phòng tập leo núi hoặc công viên mạo hiểm có thể xem lại mẫu giấy miễn trừ phòng tập leo núi để biết ngôn từ miễn trừ có cấu trúc bổ trợ cho việc thực thi kỹ thuật số.

FAQ

Nguồn tham khảo